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COMUNE DI RACALMUTO

Ufficio Relazioni con il Pubblico (U.R.P.)


Regolamento comunale U.R.P.

Sito del Governo dedicato all’U.R.P.


L’UFFICIO

URP E LEVA

Bufalino Maranella Elviria  Responsabile URP Tel. 0922 94 00 43  E_mail: bufalino@comune.racalmuto.ag.it

Contrattista: Guarnieri Rita – Vitello Salvatrice


Le Funzioni
L’URP, in coerenza con gli obiettivi dell’Amministrazione Comunale, indirizza la propria azione al miglioramento dei rapporti con i soggetti appartenenti alla comunità cittadina ed al perseguimento di obiettivi di trasparenza, efficienza, efficacia e qualità dei servizi e delle prestazioni erogate; in particolare:
a)  informa  sull’attività  dell’Ente,  nonché  sugli  orari,  l’ubicazione,  le  strutture  ed  i  compiti  degli Uffici, facilitando il rapporto con l’Amministrazione da parte dei cittadini, singoli o associati;
b)  cura  l’attività  di  informazione  e  comunicazione  verso i  cittadini,  anche  attraverso  l’utilizzo  di nuovi  strumenti  telematici,  in  modo  da  agevolare  l’utilizzazione  dei  servizi  offerti,  fornendo altresì informazioni sulle vigenti disposizioni normative;
c)  garantisce  l’esercizio  del  diritto  di  accesso  agli  atti  e  di  partecipazione  ai  procedimenti amministrativi, in conformità ai principi sulla tutela della riservatezza dei dati personali;
d)  pone  in  essere  attività  di  monitoraggio  del  livello  di  soddisfazione  degli  utenti  per  i  servizi erogati, anche attraverso la raccolta delle segnalazioni e l’ascolto dei cittadini. I risultati di tali attività  hanno  rilievo  ai  fini  della  misurazione  e  valutazione  della  qualità  dell’azione amministrativa e gestionale;
e)  favorisce la comunicazione interna, al fine di garantire un flusso informativo costante con gli altri Uffici dell’Ente tramite la tempestiva e costante circolazione delle informazioni, contribuendo al costante aggiornamento della rete civica. Organizzazione e collocazione organizzativa
L’ufficio denominato “Ufficio Relazioni con il Pubblico” è inserito nel Settore I “Affari Genarali”.
In considerazione delle attività di gestione delle relazioni pubbliche che l’URP espleta per conto di altri servizi dell’Ente, viene messo corrispondentemente a disposizione dell’Ufficio adeguato personale, eventualmente anche distaccandolo temporaneamente dal servizio di appartenenza.
Il personale assegnato all’URP possiede le seguenti competenze:
a) conoscenza dell’organizzazione comunale;
b) conoscenza adeguata dell’uso di strumenti informatici e telematici;
c) capacità comunicative e relazionali;
d) conoscenza giuridica e amministrativa di base.Il  responsabile  dell’URP possiede  adeguate  competenze  giuridiche  necessarie  per  lo  studio  della evoluzione normativa la cui operatività può avere un largo impatto sui cittadini, al fine di prevenire la criticità nei rapporti con l’utenza mediante la pianificazione di appropriati interventi.Comunicazione esterna
L’URP, al fine di garantire la piena partecipazione alla vita dell’Amministrazione locale, sempre nell’ambito dei principi e delle finalità di cui all’art.2:
a)  collabora alla realizzazione di iniziative di comunicazione pubblica volte a diffondere la conoscenza di nuove normative, ad illustrare l’attività istituzionale dell’ente e a promuovere l’immagine dell’ente e del territorio comunale;
b)  promuove forme di partecipazione dei cittadini anche attraverso sistemi di interconnessione telematica;
c)  favorisce rapporti con le altre strutture di informazione e comunicazione presenti sul territorio;
d)  accoglie segnalazioni di disservizi, reclami, richieste ed istanze, nonché proposte e suggerimenti da parte ei  cittadini,  provvedendo  ad  inoltrarle  all’Amministrazione  Comunale  e/o  agli  Uffici  competenti  per l’esame e la risposta.
Le informazioni dell’Ufficio URP riguardano tutti i servizi erogati dal Comune di Racalmuto.
Le informazioni sono di primo livello e si riferiscono indicativamente a:
1.  conoscenza dei servizi erogati;
2.  modalità di fruizione;
3.  tariffe praticate;
4.  modalità di svolgimento dei procedimenti amministrativi;
5.  possibilità di tutela dei cittadini nei confronti della Pubblica Amministrazione;
6.  procedimenti di altre Amministrazioni;
7.  servizi svolti da soggetti eroganti servizi di pubblica utilità.Comunicazione interna
La comunicazione interna è costituita da tutti i processi comunicativi interni all’organizzazione dell’Ente; è una delle attività prioritarie dell’URP e si basa sul costante rapporto di collaborazione e di scambio di informazioni con gli altri Uffici comunali.
I Responsabili dei Settori, personalmente o tramite il Referente da essi all’uopo nominato, collaborano con l’URP per  la  definizione  dei  contenuti  della  comunicazione  ai  cittadini  e  per  il  tempestivo  aggiornamento  delle informazioni.
I  vari  Settori,  anche  tramite  i  referenti  e  nell’ottica  di  quanto  sopra,  sono  tenuti  a  trasmettere  le  notizie  e  le informazioni  rispettando  i  tempi  e  le  modalità  che  consentano  al  personale  dell’URP  di  organizzare  il  proprio lavoro. Tutti gli Uffici comunali forniscono all’URP la massima collaborazione e sono tenuti a trasmettere ad esso, ove possibile anche su supporti informatici, i materiali atti all’espletamento delle funzioni dell’Ufficio, quali:
-  regolamenti, bandi di gara e relativa modulistica;
-  bandi di concorso e relativa modulistica;
-  tariffe dei servizi erogati dall’Ente,
-  modulistica necessaria per le istanze;
-  ordinanze ed avvisi pubblici;
-  informazioni  su  iniziative  culturali,  sociali,  turistiche  e  manifestazioni  varie  che  il  settore  intende promuovere/organizzare;
-  depliants, opuscoli informativi e pubblicazioni prodotte dal Settore;
-  comunicazioni  inerenti  variazioni  su  numeri  di  telefono  interni,  sull’ubicazione  degli  uffici,  sulla competenza settoriale dei procedimenti.

Accesso agli atti
L’URP  ha  il  compito  di  fornire  informazioni  sugli  atti  dell’Amministrazione,  sullo  svolgimento,  sui  tempi  di conclusione  e  sui  responsabili  dei  procedimenti  amministrativi,  nonché  di  ricevere,  qualora  non  direttamente presentate agli Uffici competenti, le richieste di accesso alle informazioni, agli atti e ai documenti amministrativi e trasmetterle,  tramite  l’Ufficio  Protocollo,  al  Responsabile  dell’Ufficio  competente  per  tutti  gli  adempimenti
conseguenti. Fornisce inoltre all’utenza le informazioni sul diritto di partecipazione, sulle modalità di erogazione dei servizi, sulle normative, le attività, le strutture e le prestazioni del Comune.

Accettazione di istanze e documenti per gli Uffici Comunali

L’U.R.P., anche tramite i rispettivi referenti, collabora con i vari Settori per quanto concerne:
a)  distribuzione della modulistica dell’Ente;
b)  ricevimento istanze e relativi allegati;
c)  informazioni generali sui Servizi e sulla Struttura;
d)  informazioni sui procedimenti amministrativi, sui termini e sui responsabili;
e)  consegna atti e documenti.

L’URP, in caso di ricezione diretta delle istanze, provvede alla loro trasmissione all’Ufficio Protocollo nello stesso giorno di ricevimento, e comunque non oltre il successivo giorno lavorativo.

Rete telematica
Ai  sensi  dell’art.8,  2°  comma,  lettera  e,  della  Legge  7  giugno  2000,  n.150,  l’URP  favorisce  la  reciproca informazione tra lo stesso e le altre strutture operanti nell’amministrazione nonché tra uffici per le relazioni con il pubblico delle varie amministrazioni, collaborando altresì all’adozione di sistemi di interconnessione telematica.
Il Responsabile URP cura la realizzazione, l’aggiornamento e lo sviluppo della rete civica.
A tale scopo il Responsabile URP:
a)  collabora per l’organizzazione del sito;
b)  contribuisce alla definizione dei criteri per la pubblicazion e delle notizie;
c)  favorisce  la  sensibilizzazione  del  personale  all’utilizzo  degli  strumenti  telematici  per  favorire  il conseguimento dei più alti livelli di professionalità

Qualità dei servizi offerti
L’URP,  nell’ambito  delle  funzioni  che  gli  sono  proprie,  attua  e  promuove  un  servizio  di auditing  monitorando l’attività di relazione con il pubblico da esso svolta, e può organizzare indagini sulla soddisfazione dell’utenza e sull’evoluzione dei bisogni e delle esigenze dei cittadini. Il  responsabile  URP  trasmette  all’Amministrazione  i  risultati  delle  suddette  attività  di  rilevazione  e  di monitoraggio.

Distribuzione della modulistica
Tutti i servizi dell’Ente sono tenuti ad inoltrare all’URP la modulistica ad uso degli utenti e dei contribuenti, al fine di collaborare nella distribuzione e dando istruzioni circa la loro compilazione. Nella redazione della modulistica ad uso degli utenti e dei contribuenti comunali deve essere adottato un linguaggio chiaro e comprensibile; la modulistica, predisposta dai responsabili dei procedimenti interessati, deve altresì avere un’impostazione il più possibile omogenea rispetto a quella degli altri servizi e/o procedimenti. L’U.R.P. cura inoltre la distribuzione della eventuale modulistica messa a disposizione del Comune da parte di altri
Enti Pubblici e dei soggetti che erogano servizi di pubblica utilità sul territorio.

Segnalazioni, proposte e reclami dei cittadini
Tutti i cittadini hanno diritto di segnalare eventuali disservizi circa i tempi, le procedure e le modalità di erogazione dei  servizi  dell’Amministrazione,  nonché  di  presentare  proposte  volte  a  migliorare  l’azione  amministrativa  e  la qualità dei servizi erogati. L’Ufficio  Relazioni  con  il  Pubblico  riceve  i  reclami  e  le  segnalazioni  e  li  inoltra  ai  responsabili  degli  uffici competenti che provvedono ad effettuare gli opportuni accertamenti e a comunicarne il risultato all’Ufficio Relazioni
con il Pubblico, entro 10 giorni dal ricevimento delle segnalazioni. L’Ufficio Relazioni con il Pubblico elabora annualmente una statistica relativa a reclami, segnalazioni e proposte degli utenti e la trasmette alla Commissione Straordinaria, alla Conferenza dei Responsabili di Area ed all’OIV.

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